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ProceviaHandbuch

Prozesse beschreiben

Es gibt zwei Wege, einen Prozess aufzunehmen. Du beschreibst ihn entweder direkt selbst oder du befragst die Beteiligten strukturiert.

Selbst beschreiben (Chat)

Abschnitt betitelt „Selbst beschreiben (Chat)“

Im Chat beschreibst du den Ablauf, und die KI erzeugt das Diagramm. Du kannst auf drei Arten eingeben:

  • Text: Tippe den Ablauf ins Eingabefeld.
  • Datei: Lade ein Bild (Foto oder Screenshot, etwa eine Skizze vom Whiteboard) oder ein Dokument (PDF, DOCX, CSV, zum Beispiel ein bestehendes Prozesshandbuch) hoch. Die KI liest die Vorlage aus.
  • Sprache: Nimm den Prozess per Mikrofon auf, statt zu tippen.
Der Eingabe-Screen mit dem Textfeld und den hervorgehobenen Schaltflächen für Dokument-Upload, Bild-Upload und SpracheingabeDer Eingabe-Screen mit dem Textfeld und den hervorgehobenen Schaltflächen für Dokument-Upload, Bild-Upload und Spracheingabe

Beteiligte befragen (Prozess-Scout)

Abschnitt betitelt „Beteiligte befragen (Prozess-Scout)“

Der Prozess-Scout nimmt einen Prozess auf, indem er die Beteiligten interviewt, auch externe per E-Mail-Link.

Das Formular „Neue Prozessaufnahme“ mit den Feldern für Prozess-Titel, Beschreibung und beteiligte Rollen links sowie der Auswahl interner und externer Teilnehmer rechtsDas Formular „Neue Prozessaufnahme“ mit den Feldern für Prozess-Titel, Beschreibung und beteiligte Rollen links sowie der Auswahl interner und externer Teilnehmer rechts

Jede eingeladene Person bekommt ihren eigenen Einladungslink mit vorbelegter Rolle. Ein Link gilt für genau eine Antwort und ist 14 Tage gültig. Du kannst auch selbst als Teilnehmer mitmachen und eine Aufnahme nachträglich bearbeiten, dabei speicherst du Änderungen und neue Teilnehmer gebündelt. Eine laufende Aufnahme kannst du jederzeit abbrechen. Beim Abbrechen werden alle offenen Links sofort ungültig und die Aufnahme wandert ins Archiv.

Vor dem Start sieht jede teilnehmende Person den Hinweis „Die Fragen in diesem Interview stellt dir eine KI. Deine Antworten werden mit KI-Unterstützung ausgewertet.“ Bricht die Verbindung zum KI-Dienst kurz ab, fängt der Scout das ab. Nach einer längeren Störung macht die Person beim nächsten Öffnen des Links dort weiter, wo sie aufgehört hat.

So läuft eine Aufnahme mit dem Prozess-Scout
  1. 1Aufnahme anlegenTitel, Kontext, Rollen
  2. 2Teilnehmer einladenintern und extern per Link
  3. 3KI stellt Fragenindividuell je Teilnehmer
  4. 4BPMN entstehtautomatisch, sobald alle geantwortet haben, oder vorher per Klick auf „Perspektiven zusammenführen“

Eine Aufnahme durchläuft fünf Phasen. Welche Aktionen möglich sind, hängt von der Phase ab.

Die Phasen einer Aufnahme
  1. 1ErhebungAntworten sammeln
  2. 2UnvollständigBeiträge nachfassen
  3. 3PrüfungErgebnis kontrollieren
  4. 4Abgeschlossenfertige Aufnahme
  5. 5Archiviertabgelegt

Laufende Aufnahmen und fertige Ergebnisse erscheinen auch im Aufgaben-Center.

Wenn das Diagramm steht, geht es weiter im Editor oder per Chat-Editing.